Что такое KPI и чем он не является
Ключевой показатель эффективности — это измеримая величина, которая отражает результат работы и на которую работник может повлиять своими действиями. Два условия здесь равнозначны: измеримость и подконтрольность.
Показатель, который нельзя измерить из документа или системы учёта, превращается в оценку руководителя. Показатель, на который работник не влияет, превращается в лотерею. И то и другое разрушает мотивацию быстрее, чем полное отсутствие премии: человек перестаёт видеть связь между усилием и деньгами.
Задайте два вопроса. Откуда возьмётся цифра факта? Если ответ «руководитель оценит» — это не KPI. Что работник сделает завтра, чтобы её улучшить? Если внятного ответа нет — показатель не мотивирует, а только фиксирует.
Сколько показателей брать
Рабочий диапазон — от трёх до шести показателей на должность.
Меньше трёх — система становится однобокой: работник вытягивает один параметр за счёт остальных. Классический пример — менеджер, у которого единственный показатель «объём продаж»: он начинает отгружать неплатёжеспособным клиентам и создаёт дебиторскую задолженность.
Больше шести — вес каждого показателя становится настолько мал, что перестаёт влиять на поведение. При восьми показателях вклад каждого около 12 %: работник просто не будет держать их все в голове.
Два типа показателей: премиальные и корректирующие
Практика показывает, что смешивать в одном списке «показатели достижений» и «показатели нарушений» — ошибка. Их логика противоположна, и считаются они по-разному.
Премиальные показатели
Отражают результат, за который начисляется премия: объём, сроки, качество, экономия. Имеют вес, и сумма весов всех премиальных показателей должна равняться 100 %. Если сумма меньше — часть премиального фонда никак не распределена. Если больше — расчёт даст завышенный результат.
Корректирующие (понижающие) показатели
Отражают нарушения, которые не должны происходить в принципе: несоблюдение регламента, срыв срока отчётности, замечания контролирующих органов, нарушения охраны труда. У них нет веса — они работают как понижающий коэффициент к уже рассчитанной премии.
Если нарушений было несколько, корректирующие коэффициенты перемножаются, а не складываются и не берутся по худшему. Два нарушения с коэффициентами 0,95 и 0,90 дают итоговый 0,855. Такая механика делает каждое следующее нарушение ощутимым, но не обнуляет премию полностью за один промах.
Норматив, минимальный уровень и максимум
Для каждого премиального показателя задаются три границы.
- Норматив — плановое значение, выполнение которого считается результатом 100 %.
- Минимальный уровень премирования — порог, ниже которого показатель считается невыполненным и премия по нему не начисляется. Распространённое значение — 70 %.
- Максимум — потолок, выше которого перевыполнение не учитывается. Распространённое значение — 120 %.
Максимум нужен не для того, чтобы ограничить работника, а чтобы защитить фонд оплаты труда от ошибок планирования. Если норматив занижен, без потолка одно перевыполнение в три раза разнесёт весь бюджет премирования. Оба значения — 70 % и 120 % — не догма: организация устанавливает их сама исходя из специфики работ.
Три статуса выполнения
Из этих границ вытекают три состояния, в которых может оказаться показатель по итогам периода:
- Перевыполнение — результат 100 % и выше. Учитывается в пределах установленного максимума.
- Недовыполнение — результат от минимального уровня до 100 %. Премия начисляется пропорционально.
- Не выполнено, без премии — результат ниже минимального уровня. По этому показателю премия не начисляется.
Как считается выполнение
Направление расчёта зависит от того, к чему стремится показатель.
Дальше отдельные показатели сворачиваются в общий результат с учётом весов:
Весi — вес показателя в долях, сумма всех весов равна 1 (100 %).
Коэффициент результативности
Коэффициент результативности — это итоговый процент выполнения, выраженный в долях единицы. Никаких ступеней и таблиц соответствия: 111 % выполнения дают коэффициент 1,11, и точка.
Ступенчатые схемы (от 90 до 100 % — коэффициент 0,9, от 100 до 110 % — коэффициент 1,0) выглядят проще, но порождают несправедливость на границах: работник с 99,9 % и работник с 90,1 % получают одинаково. Прямое равенство этой проблемы лишено.
Коэффициент результативности — итоговое выполнение в долях.
Корректирующий коэффициент — произведение понижающих коэффициентов по допущенным нарушениям, при их отсутствии равен 1.
Сквозной пример расчёта
Выполнение: 93 ÷ 95 × 100 = 97,9 %
Выполнение: 6,5 ÷ 5 × 100 = 130 % → ограничено максимумом → 120 %
Показатель обратный: 2 ÷ 1,6 × 100 = 125 % → ограничено максимумом → 120 %
Коэффициент результативности = 1,1116
Обратите внимание: работник может повторить этот расчёт сам, с калькулятором, за две минуты. Это и есть главный признак работающей системы.
Источник данных — обязательный реквизит
По каждому показателю в карте KPI должно быть указано, откуда берётся фактическое значение: отчёт из учётной системы, журнал регистрации, акт, данные бухгалтерии. Не «по данным руководителя», а конкретный документ.
Без этого реквизита система разваливается в первом же спорном месяце: работник считает по своим записям, руководитель — по своим, и разговор уходит в выяснение, чьи цифры правильные. Указанный источник превращает спор о премии в сверку одного документа.
Период оценки
Период должен быть единым для всей карты. Смешивать в одной карте месячные и квартальные показатели не следует: премия рассчитывается за период целиком, и разнобой делает расчёт невозможным.
Выбор периода определяется длительностью производственного цикла. Если результат работы виден за неделю — период недельный. Если сделка идёт три месяца — месячные показатели по ней бессмысленны, нужен квартал.
Как оформить систему KPI
Системы премирования устанавливаются локальными нормативными актами, коллективными договорами и соглашениями — это следует из статьи 135 ТК РФ. Порядок принятия локальных нормативных актов определяет статья 8 ТК РФ.
На практике комплект выглядит так:
- Положение о премировании (или раздел в положении об оплате труда) — общие правила: база премирования, порядок расчёта, сроки выплаты, основания для лишения премии;
- Карта KPI по должности — приложение с конкретными показателями, весами, нормативами и источниками данных;
- Лист ознакомления — работник должен быть ознакомлен под подпись до начала периода, за который начисляется премия, а не после.
Показатели, установленные после окончания периода, не могут применяться к этому периоду. Работник должен знать правила заранее — иначе система превращается из мотивирующей в карательную, и это заметно не только работнику, но и трудовой инспекции.
Типичные ошибки
- Сумма весов премиальных показателей не равна 100 %
- Показатель нельзя посчитать без субъективной оценки руководителя
- Работник не влияет на показатель — он зависит от смежного подразделения или рынка
- Не указан источник фактических данных
- Нет минимального уровня — премия начисляется при выполнении 20 %
- Нет максимума — одно перевыполнение разносит фонд оплаты труда
- Нарушения включены в премиальные показатели вместо корректирующих
- В одной карте смешаны показатели с разными периодами оценки
- Показателей больше шести
- Работник ознакомлен с картой после окончания периода
С чего начать
- Определите, за какой результат отвечает должность. Если ответ не формулируется в одном предложении — сначала нужна должностная инструкция, а не KPI.
- Выпишите все возможные показатели и отсейте те, где нет источника данных или нет влияния работника.
- Оставьте от трёх до шести и распределите веса так, чтобы сумма была 100 %.
- Задайте нормативы по фактическим данным прошлых периодов, а не по желаемому. Норматив, который никогда не выполнялся, демотивирует с первого месяца.
- Прогоните расчёт на данных прошлого периода — до утверждения. Если премия выходит абсурдной, дело в весах или нормативах, и лучше узнать об этом сейчас.
Опишите должность и результат, за который она отвечает. HR-Лаборатория подберёт от трёх до шести показателей с весами, нормативами и источниками данных, разделит их на премиальные и корректирующие и соберёт файл Excel со связанными формулами: меняете факт — премия пересчитывается. Дополнительно можно получить положение о премировании в формате Word.
Материал носит справочный характер. Числовые значения в примерах условны. Значения минимального уровня, максимума и корректирующих коэффициентов организация устанавливает самостоятельно локальным нормативным актом.
