Что такое положение о подразделении и обязательно ли оно
Положение о структурном подразделении — это локальный нормативный акт, который закрепляет, зачем подразделение существует, что оно делает, чем при этом вправе распоряжаться и за что отвечает.
Прямой обязанности разрабатывать положения о подразделениях трудовое законодательство не устанавливает. Работодатель принимает локальные нормативные акты в пределах своей компетенции — это следует из статьи 8 ТК РФ. То есть положение разрабатывается не потому, что «так требует закон», а потому, что без него организация не может внятно ответить на три вопроса: кто за что отвечает, кто кому подчиняется и кто с кем взаимодействует.
На практике положение становится обязательным сразу, как только в организации появляется больше одного подразделения. Пока отдел один, порядок держится на устной договорённости. Как только отделов три, начинаются пограничные споры: чья это задача, кто должен был согласовать, почему документ пролежал неделю. Положение — это документ, который такие споры закрывает ссылкой, а не эмоцией.
Положение — единственный документ, где зафиксированы границы подразделения. Должностная инструкция описывает одного человека, штатное расписание — количество единиц, а зону ответственности целиком описывает только положение.
Чем положение отличается от должностной инструкции
Эти документы часто путают и, что хуже, дублируют друг в друге. Разница принципиальна.
- Положение описывает подразделение — коллективную единицу. Его функции выполняются отделом как целым, независимо от того, сколько человек в нём работает и кто именно занимает должности.
- Должностная инструкция описывает должность — конкретную трудовую функцию одного работника. Она детализирует, какую часть функций подразделения выполняет именно этот сотрудник.
Отсюда правило последовательности: сначала положение, потом инструкции. Если писать должностные инструкции раньше, чем определены функции отдела, получится набор описаний, которые не складываются в целое: часть работы окажется не закреплённой ни за кем, а часть — продублированной у троих.
На чём основывается разработка — и на чём не основывается
Основанием для разработки положения служат:
- организационная структура организации — она задаёт место подразделения в иерархии и его подчинённость;
- цели, ради которых подразделение создано — обычно они формулируются учредителем или руководителем при создании отдела;
- Трудовой кодекс РФ и иные акты, содержащие нормы трудового права — в части полномочий работодателя и порядка принятия локальных актов;
- отраслевые требования, если деятельность подразделения регулируется специальным законодательством.
Профессиональный стандарт не является основанием для положения о подразделении. Профстандарт описывает требования к квалификации работника и его трудовым функциям — то есть относится к должности, а не к подразделению. Он используется при разработке должностных инструкций. Ссылка на профстандарт в положении о подразделении — методическая ошибка, а не признак основательности.
Структура положения: семь разделов
Устоявшаяся структура выглядит так. Порядок разделов не случаен: каждый следующий опирается на предыдущий.
1. Общие положения
Статус подразделения, его полное и сокращённое наименование, место в организационной структуре, кому подчиняется, кто им руководит, порядок назначения и освобождения руководителя, чем подразделение руководствуется в своей деятельности, порядок создания, реорганизации и ликвидации.
2. Цели и задачи
Цель — то, ради чего подразделение существует. Она одна и формулируется в одном предложении. Задачи — направления, через которые цель достигается. Их обычно от трёх до шести.
3. Функции
Основной по объёму раздел. Функции — это конкретные виды работ, которые подразделение выполняет постоянно. Каждая функция должна быть привязана к одной из задач.
4. Права
Что подразделение и его руководитель вправе делать для выполнения функций: запрашивать сведения, участвовать в совещаниях, вносить предложения, представлять организацию по определённым вопросам, привлекать специалистов других подразделений в установленном порядке.
5. Ответственность
Ответственность руководителя подразделения за выполнение возложенных функций, за достоверность сведений, за соблюдение установленных сроков, за сохранность документов и сведений ограниченного доступа.
6. Взаимодействие
С какими подразделениями, по каким вопросам, что передаёт и что получает, в какие сроки. Раздел, который на практике снимает больше всего конфликтов.
7. Заключительные положения и лист ознакомления
Порядок утверждения и изменения положения, срок действия, лист ознакомления работников.
Ключевая цепочка: цель → задачи → функции
Это самое трудное место при разработке и самый частый источник бессмысленных положений. Разделы «Цели», «Задачи» и «Функции» не самостоятельны — они вытекают друг из друга.
Задача — направление работы, через которое достигается цель. Отвечает на вопрос «что нужно обеспечить».
Функция — конкретный повторяющийся вид работ. Отвечает на вопрос «что подразделение делает».
Проверка простая: возьмите любую функцию из проекта положения и спросите — какую задачу она решает. Если ответа нет, функция лишняя. Возьмите любую задачу и спросите — какие функции её обеспечивают. Если ни одной, задача декларативна.
Функции: планирование потребности в персонале · поиск и подбор кандидатов · организация отбора · оформление приёма на работу.
Функции: оформление переводов, отпусков и увольнений · ведение трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности · ведение личных дел · подготовка кадровой отчётности.
Функции: определение потребности в обучении · организация обучения и аттестации · формирование кадрового резерва.
Права и ответственность: чьи именно
Тонкий момент, на котором путаются даже опытные кадровики.
Права закрепляются за подразделением — их реализует руководитель от имени отдела либо уполномоченные работники в пределах должностных обязанностей. Формулировка «отдел вправе запрашивать в структурных подразделениях сведения, необходимые для выполнения возложенных функций» корректна.
Ответственность за деятельность подразделения несёт его руководитель. Подразделение как таковое не является субъектом ответственности: оно не может быть привлечено к дисциплинарной или материальной ответственности. Поэтому раздел формулируется как ответственность руководителя — за организацию работы, за выполнение функций, за достоверность и сроки.
«Отдел несёт ответственность за…» — юридически пустая конструкция. Правильно: «Руководитель отдела несёт ответственность за…».
Чего в положении быть не должно
Три вещи, которые попадают в положение чаще всего и не должны там находиться.
- Численность подразделения. Количество штатных единиц устанавливается штатным расписанием. Если вписать численность в положение, каждое изменение штата потребует переутверждения положения — а это приказ, ознакомление под подпись и лишняя работа на ровном месте.
- Фамилии конкретных работников. Положение описывает подразделение и должности, а не людей. Смена руководителя не должна приводить к переизданию документа.
- Детальные обязанности отдельных сотрудников. Это содержание должностных инструкций. Если положение начинает описывать, кто именно и в какой последовательности выполняет операции, оно превращается в регламент и теряет свою функцию.
Порядок утверждения и ознакомления
Положение утверждается руководителем организации — либо грифом утверждения на самом документе, либо отдельным приказом. Второй вариант удобнее: приказом можно одновременно утвердить положение, ввести его в действие с конкретной даты и признать утратившим силу предыдущее.
Требования к оформлению организационно-распорядительных документов содержит ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он носит рекомендательный характер, но следование ему избавляет от вопросов при проверках и упрощает работу с документом.
Если в организации действует представительный орган работников, порядок учёта его мнения при принятии локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, определяется статьёй 372 ТК РФ. Положение о подразделении, как правило, носит организационный характер и норм трудового права не содержит, однако принятый в организации порядок согласования следует соблюдать.
Работников подразделения с положением знакомят под подпись — обычно через лист ознакомления, оформленный приложением к документу.
Типичные ошибки
- Функции не привязаны к задачам — просто перечень работ в произвольном порядке
- Цель сформулирована как лозунг: «повышение эффективности деятельности организации»
- Задачи и функции — одно и то же, продублированное разными словами
- Указана численность работников подразделения
- Ответственность возложена на подразделение, а не на его руководителя
- Раздел «Взаимодействие» ограничен фразой «взаимодействует со всеми структурными подразделениями»
- Есть ссылка на профессиональный стандарт как на основание разработки
- Продублированы обязанности из должностных инструкций
- Отсутствует лист ознакомления
С чего начать, если положений нет вообще
Разрабатывать все положения одновременно не нужно и вредно — получится набор несогласованных документов. Практичный порядок такой.
- Зафиксируйте организационную структуру: какие подразделения есть и кто кому подчиняется. Пока структура не описана, писать положения не о чем.
- Начните с подразделений, у которых больше всего пограничных споров с соседями — обычно это бухгалтерия, кадры и снабжение. Там положение даст эффект сразу.
- Для каждого подразделения пройдите цепочку «цель → задачи → функции» и только потом садитесь за текст.
- После утверждения положений приведите в соответствие должностные инструкции: функции подразделения должны быть полностью распределены между должностями, без пробелов и дублей.
Укажите наименование подразделения, его подчинённость и функции, которые оно фактически выполняет. HR-Лаборатория развернёт цепочку «цель → задачи → функции», сформулирует права, ответственность и порядок взаимодействия и подготовит готовый документ в формате Word — со структурой из семи разделов и листом ознакомления.
Материал носит справочный характер. Формулировки в примерах условны и требуют адаптации под конкретную организацию. Реквизиты нормативных актов уточняйте по действующим источникам на дату применения.
